En el dinámico y complejo mundo empresarial de hoy, gestionar proyectos de manera efectiva se ha convertido en una necesidad imperante. Ya sea que estés coordinando un equipo pequeño o liderando grandes iniciativas a escala corporativa, contar con las herramientas adecuadas es esencial para garantizar que los proyectos se completen a tiempo, dentro del presupuesto y cumpliendo con los estándares de calidad. Sin embargo, con tantas opciones en el mercado, ¿cómo saber cuál software de gestión de proyectos es el más adecuado para tus necesidades?
En este artículo, te presentaremos una selección de los mejores softwares de gestión de proyectos, analizando sus características, ventajas y cómo pueden adaptarse a diferentes escenarios y equipos. Sumérgete con nosotros en este análisis y descubre la herramienta que llevará tus proyectos al éxito.
¿Qué es el software de gestión de proyectos?
El software de gestión de proyectos ayuda a los empresarios y otros usuarios comerciales a gestionar proyectos complejos con todas las complejidades involucradas.
Listado mejores software gestión de proyectos
Monday
Monday.com es una aplicación de gestión de proyectos inmensamente popular que ayudará a su equipo a trabajar bien en conjunto y colaborar para que sus proyectos se completen a tiempo y dentro del presupuesto (su plan gratuito es excelente).
Es extremadamente fácil de usar con una excelente interfaz, por lo que los miembros del equipo lo aprenderán rápidamente. Notificaciones automáticas, seguimiento del tiempo, flujos de trabajo personalizados, vistas de línea de tiempo, dependencias e integraciones completan las funciones de esta solución integral de gestión de tareas.
Se encuentra entre los mejores software de gestión de proyectos que existen y todas sus oportunidades de integración ayudan con eso. Conecte sus otras aplicaciones de proyectos como Slack, Google Drive, Gmail, Facebook, Google Calendar, Jira, Mailchimp, Trello, Microsoft Teams, Dropbox, Typeform y Zapier, para obtener opciones aún más infinitas.
Ventajas
- Monday.com es extremadamente fácil de usar y tiene una interfaz elegante.
- Tienes acceso API para desarrollo personalizado.
- La aplicación es altamente personalizable.
- Tienen un plan gratuito y pruebas gratuitas para planes más grandes.
Contras
- No puedes realizar un seguimiento de la cantidad de personas en los tableros o del tiempo dedicado a las tareas sin actualizar.
- Puede resultar caro en comparación con otras soluciones y el precio puede volverse un poco complejo.
Precios
Monday.com comienza con su plan gratuito que puede utilizar para hasta dos asientos. Si administra a más de 2 personas, deberá obtener su plan básico, que cuesta $ 8 por asiento al mes, para al menos tres asientos. Puede resultar un poco confuso, así que asegúrese de determinar exactamente qué necesita su empresa y pruebe primero los planes de forma gratuita.
Asana
Asana es una aplicación completa de gestión de proyectos y tareas por la que muchos equipos confían. La interfaz de Asana es fácil y accesible con un aprendizaje mínimo, pero aun así tiene potentes funciones para gestionar proyectos. Puede ver sus proyectos en listas, tableros o líneas de tiempo, para poder dividir su proyecto en los pasos más pequeños o ver cómo encajan en el panorama general.
Utilice un formulario de proyecto para enviar diferentes proyectos para diferentes equipos, administrar campañas de marketing o cerrar acuerdos más rápido. Cualquier tarea que tenga varias partes, Asana puede hacerla más fácil de realizar. Además, ofrece toneladas de integración con aplicaciones como Slack, Outlook, Venmo, Adobe, Microsoft Teams, Jira, Zapier, Canva, Loom y muchas otras, por lo que la productividad es sencilla.
Ventajas
- Es extremadamente fácil de usar y tiene una configuración sencilla.
- ¡El nivel gratuito es muy capaz, para hasta 15 personas!
- Hay una práctica vista de línea de tiempo para gestionar las dependencias de tareas.
- Asana tiene excelentes integraciones con terceros.
Contras
- A veces, es fácil pasar por alto las notas y los debates a menos que profundices en las tareas.
- No es la mejor solución para trabajos gráficamente intensos.
Precios
Equipos de hasta 15 personas pueden utilizar Asana de forma gratuita. Asana Premium le costará $13,49 por usuario, por mes, o $10,99 si se factura anualmente, y luego Asana Business está en un nivel superior. También tienen Asana Enterprise,
Wrike
Wrike es una aplicación de gestión de proyectos con todas las funciones. Es infinitamente escalable, por lo que, ya sea que sea una pequeña empresa o un entorno empresarial, funciona muy bien. Puede personalizarlo exactamente para lo que su empresa necesita y puede crecer a medida que lo hace, lo que lo convierte en la opción de gestión de tareas perfecta para organizaciones en crecimiento.
Wrike se enorgullece de su versatilidad, seguridad y opciones de integración. Su sencilla interfaz permite a los usuarios cambiar rápidamente entre diagramas de Gantt interactivos de arrastrar y soltar, tableros Kanban, listas de tareas, subtareas, cronogramas, flujos de trabajo compartidos y vistas de flujos de trabajo tradicionales, para que pueda visualizar sus prioridades y satisfacer mejor sus necesidades.
Con su función Work Intelligence™ impulsada por IA, los proyectos se benefician de la automatización inteligente, la predicción de riesgos del proyecto, los comandos de voz y las respuestas inteligentes, y el procesamiento de documentos. Su aplicación móvil también es muy completa y te permite gestionar tus proyectos o incluso realizar un seguimiento del tiempo directamente desde tu smartphone.
Ventajas
- Configuración rápida y sencilla.
- Interfaz muy agradable con experiencia de usuario intuitiva.
- Wrike tiene un seguimiento del tiempo integrado.
- La aplicación móvil es excelente.
Contras
- Puede resultar un poco más caro que aplicaciones similares.
- Las mejores funciones se limitan a los planes de nivel superior.
Precios
Wrike tiene planes generales, planes para equipos creativos y de marketing, y para equipos de prestación de servicios. También tienen una opción gratuita y pruebas gratuitas para que puedas ver si Wrike es la mejor opción para ti antes de invertir.
Trello
Si eres parte de un equipo pequeño que necesita una solución simple y asequible para la gestión de tareas, Trello será una excelente opción. Se centra en el uso de tableros Kanban para ver y gestionar tareas, y hay muchas funciones para esta metodología. Comienza con listas y tarjetas, y luego diferencia las tareas con asignaciones, cronogramas, métricas de productividad, fechas de vencimiento, cronogramas, listas de verificación, calendarios y mucho, mucho más.
Trello simplifica aún más las cosas con su automatización incorporada, Butler, para reducir la cantidad de tareas tediosas (y clics) para usted y su equipo. Luego, integra tus softwares favoritos, colabora con tu equipo y ¡empieza a producir!
Aunque Trello es una excelente solución de gestión de proyectos para el seguimiento de tareas, en general es bastante limitada, por lo que es posible que las organizaciones más grandes quieran buscar otras soluciones.
Ventajas
- Los tableros Kanban son fáciles de usar y excelentes para la gestión sencilla de proyectos.
- Hay un nivel gratuito sólido.
- La colaboración en esta aplicación es divertida e incluye pegatinas y emojis.
Contras
- No incluye ninguna función de generación de informes, por lo que el análisis puede resultar difícil.
- No hay mucho margen de maniobra cuando se trata de estructurar y organizar los tableros.
- No existen jerarquías ni dependencias entre tareas.
Precios
El nivel gratuito de Trello tiene todas las funciones, sin embargo, también ofrece un nivel Estándar a $5 por mes, un nivel Premium a $10 por mes y Enterprise a partir de $17,50/usuario/mes para 25 usuarios, o $7,38/usuario/mes para 5000 usuarios. Si desea más usuarios que eso, deberá comunicarse con su equipo de ventas.
Evernote
La clásica aplicación para tomar notas, Evernote, ha crecido sustancialmente a lo largo de los años. Alguna vez fue una plataforma para la productividad personal, pero ahora ofrece funciones completas de gestión de proyectos. Además, si actualiza a su plan empresarial, completo con funciones de seguimiento del tiempo y documentos colaborativos, tendrá una excelente herramienta de gestión de proyectos en sus manos.
Si sus procesos comerciales requieren mucha gestión de documentos, Evernote Business será una buena opción. Los equipos pueden tomar notas, cuadernos y espacios con varios niveles de visibilidad. Con su poderosa función de búsqueda, integraciones de aplicaciones, historial de actividad, escaneo de documentos y más, puede centralizar todo su trabajo importante, poner al día a los nuevos miembros del equipo y realizar sus tareas.
Ventajas
- Tiene buenas funciones de seguimiento del tiempo.
- El recorte web es una gran característica para capturar y compartir información.
- Evernote tiene excelentes funciones de colaboración de documentos que funcionan a la perfección.
Contras
- Para lo que ofrece, Evernote puede resultar un poco caro.
- La aplicación en sí puede resultar un poco lenta a veces.
Precios
Evernote tiene un nivel gratuito, un nivel personal y un nivel profesional. Para una colaboración completa, es posible que desees utilizar la opción Teams, a $14,99 por usuario, por mes.
Jira
Jira era originalmente un software utilizado para rastrear problemas y errores; sin embargo, se ha ampliado desde entonces y ahora presenta buenas funciones de gestión de proyectos. Fue creado para que cada miembro de su equipo de software planifique, rastree y lance un excelente software de envío. Puedes crear historias de usuarios y problemas, planificar sprints, distribuir tareas, encontrar mejoras y más, todo en Jira.
Integre más de 3000 aplicaciones más, desde transformar los requisitos del producto en Confluence en un trabajo pendiente de Jira Software, hasta mejorar su CI/CD con Pipelines y monitorear el estado de la compilación, hasta permitir que Jira actualice automáticamente los problemas y las transiciones funcionen cuando el código se confirma en Bitbucket. Las posibilidades son infinitas si eres un equipo de software.
Ventajas
- Jira tiene múltiples interfaces de informes para ver el progreso de los proyectos.
- Excelentes funciones de colaboración.
- La aplicación mejora continuamente con actualizaciones frecuentes.
Contras
- Es principalmente para equipos de software.
- Puede resultar un poco abrumador para equipos más pequeños.
- Cuando los proyectos son más dinámicos, la aplicación puede resultar engorrosa de utilizar.
Precios
Jira tiene una opción gratuita para hasta 10 usuarios en un sitio y luego puedes crecer desde allí. Todos sus demás planes permiten 20.000 usuarios.
Airtable
Airtable es otra solución que opta por adoptar el enfoque de hoja de cálculo para la gestión de tareas, pero con un guiño a las bases de datos. Si sus proyectos requieren muchos datos, esta podría ser una excelente solución de gestión de tareas para su organización. Con sus diseños predefinidos, mostrar casi cualquier tipo de datos es fácil y accesible.
Puede utilizar Airtable para investigación de usuarios, seguimiento de errores, planificación de eventos, calendario de contenidos, seguimiento de campañas, planificación de productos y mucho, mucho más. Ofrecen plantillas para casi cualquier cosa que puedas imaginar, y es posible que incluso las utilices fuera del horario laboral para realizar un seguimiento de tus restaurantes favoritos, planificar una novela o buscar un apartamento.
Integre con otras aplicaciones de gestión de proyectos como Asana, Basecamp, Evernote y Trello, o conéctese con sus cuentas de redes sociales, aplicaciones de comunicación y bases de datos de archivos. Ya sea que esté en marketing, ventas, operaciones, finanzas, recursos humanos o más, ¡Airtable definitivamente puede encontrar un lugar en su escritorio!
Ventajas
- Airtable tiene una interfaz excelente y es fácil cambiar entre diseños al visualizar sus datos.
- Tiene un soporte fantástico para la colaboración.
- Se integra bien con varios servicios.
Contras
- Si no tiene experiencia trabajando con bases de datos, la curva de aprendizaje puede ser un poco pronunciada.
- No se pueden vincular las bases de datos.
- Es un poco caro.
Precios
Además de su plan gratuito, Airtable ofrece precios Plus, Pro y luego Enterprise para equipos más grandes.
Ventajas de utilizar un software gestión de proyectos
- Organización Mejorada: Estos softwares proporcionan una estructura que ayuda a organizar tareas, metas y plazos, garantizando que nada quede al azar.
- Colaboración Efectiva: Facilita la comunicación entre los miembros del equipo, permitiendo compartir documentos, comentarios y actualizaciones en tiempo real.
- Acceso Centralizado a la Información: Toda la información del proyecto se encuentra en un solo lugar, evitando la dispersión y pérdida de datos.
- Seguimiento en Tiempo Real: Permite monitorear el progreso del proyecto en cualquier momento, identificando posibles retrasos o problemas a tiempo.
- Gestión de Recursos: Ayuda a asignar y rastrear recursos, asegurando que se utilicen de manera eficiente y se evite la sobrecarga de trabajo.
- Automatización de Tareas: Muchos softwares ofrecen la posibilidad de automatizar tareas repetitivas, ahorrando tiempo y reduciendo el margen de error.
- Gestión de Riesgos: Facilita la identificación y gestión de posibles riesgos, permitiendo tomar medidas preventivas o correctivas a tiempo.
- Flexibilidad: La mayoría de estos softwares son adaptables a diferentes tipos y tamaños de proyectos, y muchos ofrecen funciones personalizables según las necesidades del equipo.
- Integraciones: Muchos se integran fácilmente con otras herramientas y aplicaciones, creando un ecosistema de trabajo fluido y cohesivo.
- Accesibilidad Móvil: Los softwares modernos suelen tener aplicaciones móviles o interfaces adaptativas, lo que permite a los miembros del equipo acceder a la información y colaborar desde cualquier lugar.
- Toma de Decisiones Informada: Al proporcionar análisis y reportes detallados, estos softwares permiten tomar decisiones basadas en datos reales y actuales.
- Historial y Archivo: Todos los cambios, decisiones y documentos quedan registrados, facilitando la revisión y el aprendizaje de proyectos pasados.
